بهترین تکه زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست کردن سس پومودورو، یک سس گوجه فرنگی سنتی ایتالیایی است. بر اساس فن Pomodoro، فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی، به عنوان مثال ۳ تا ۵ دقیقه، استراحت کند. در این فن، هر بازه زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک “پومودورو” نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو، یک استراحت طولانی‌تر به مدت ۱۵ تا ۲۰ دقیقه وجود دارد. استفاده از این روش مدیریت زمان می‌تواند به بهبود تمرکز، بهبود بهره‌وری و کاهش خستگی کمک کند.
قدری چاشنی به کارتان بیافزایید. برای خارج کردن وظایف کاری از حالت خسته کننده بودن می توانید قدری چاشنی به آن بیافزایید برای مثال به موسیقی گوش دهید یا از نوشت افزارهای رنگارنگ و سرگرم کننده برای نگارش استفاده کنید. در ادامه به هفت راهکار برای افزایش بهره وری در محل را خواهیم پرداخت:
۱-از فن پومودورو استفاده نمایید
فن پومودورو یا تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان ابداع شده توسط “فرانچسکو چیریلو” است. بر طبق این روش بهترین تکه زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست کردن سس پومودورو که یک سس گوجه فرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی برای مثال، ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند. در این فن هر بازه زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد.
چیریلو که به عنوان یک نوآور و کارگشا در زمینه فنون بهبود فرآیند شناخته شده این فن را در اواخر دهه ۱۹۸۰ میلادی به دنبال تحقیقات در زمینه بهبود عادات مطالعه خود معرفی کرد. در این فن و تکنیک شش اصل و مرحله وجود دارد. نخستین اقدام انتخاب کاری است که باید انجام شود دومین کار تنظیم زمان سنج است که به صورت سنتی ۲۵ دقیقه است سوم کار بر روی تکلیف تا زمانی است که زمان سنج به زنگ درآید. اگر حواس پرتی گوناگون به سراغ تان آمد آن را یادداشت کنید و سریعا به ادامه تکلیف بازگردید. چهارم وقتی که زمان سنج به زنگ درآمد علامت تیک را بر روی کاغذی یادداشت کنید. پنجم اگر شما کم‌تر از چهار علامت تیک بر روی کاغذتان دارید استراحتی کوتاه ۳ تا ۵ دقیقه‌ای کنید و به مرحله اول بازگردید و ششم اگر تعداد علامت‌های تیک دار روی کاغذتان به بیش از چهار رسیده استراحتی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را در پیش گرفته و فهرست علامت‌های تیک دارتان را پاک کنید سپس به مرحله اول بازگردید.
بعد از ۲۵ دقیقه حدود ۵ دقیقه باید استراحت کنید. این استراحت واجب است حتی اگر کاری که در حال انجام آن هستید تمام نشده باز هم باید از آن دست بکشید و اجازه دهید تا ذهن و بدن تان استراحت کند. در این پنج دقیقه نباید کار دیگری انجام دهید و باید روی استراحت کردن بدن و ذهن خود متمرکز باشید.
۲-برنامه ریزی کنید
در مورد این که چه زمانی کجا و چگونه برای رسیدن به اهداف خود کار خواهید کرد برنامه‌ای را مشخص کنید. برنامه ریزی باعث ایجاد یک نقشه راه ذهنی می‌شود که تعهد در کار را تقویت کرده و اجرای خودکار رفتار‌های سازگار با هدف را تسهیل می‌کند. همراه ساختن هدف “من می‌خواهم سال آینده سازنده‌تر باشم” با گمن ساعت اول هر روز را به انجام وظایف اولویت دار اختصاص می‌دهم که از ساعت ۹ صبح اغاز می‌شود” احتمال دستیابی به هدف را افزایش می‌دهد.
۳-تقسیم کنید، تسخیر کنید و جشن بگیرید
پروژه‌های بزرگ را به وظایف کوچک‌تر و دست یافتنی تقسیم کنید. “کاستاس آندریوپولوس” استاد نوآوری و کارآفرینی در مدرسه بازرگانی بیز در لندن می‌گوید: “این استراتژی یک مسیر پیشرفت واضح را ارائه می‌دهد. سپس برای هر پیروزی کوچک از خود تعریف نمایید و به این فکر کنید که چگونه به آنجا رسیدید تا حرکت را ادامه دهید. بازتاب منظم در مورد پیشرفت و یادگیری شما برای تطبیق استراتژی تان به منظور همگام شدن با علایق در حال تحول و تقاضا‌های پروژه بسیار مهم است”.
۴-ترکیبی را آماده کنید که برای شما کارآمد باشد
به عادات کاری خود نگاه دقیقی بیندازید و برنامه خود را مطابق با آن تنظیم کنید. پربارترین ساعات شما در طول روز چه ساعاتی هستند؟ بهترین زمان برای کار در منزل چه زمانی است؟ قرار است در محل کار چه کار کنید؟ زندگی خود را بر اساس پاسخ به این سوالات سازماندهی کنید. برای مثال، با خود بگویید:” زمان من بین خانه و محل کار تقریبا ۵۰-۵۰ است. در خانه، می‌خوانم و می‌نویسم و جلسات روتین را با کارکنان ام برگزار می‌کنم و زمانی که در دفتر هستم از تمام روز برای تعامل رودررو با افراد استفاده می‌کنم”.
۵-وارد قرعه کشی دیدار‌ها شوید
ناهار یا قهوه را با همکاران کار تصادفی میل کنید. فرهنگ سازمان خود را درک کنید و مطابق با آن سازگار شوید.
۶-بیشتر استراحت کنید
بیایید پیوند بین سلامتی و کار را فراموش نکنیم. حتی افزودن یک ساعت خواب در طول روز می‌تواند بر بهره وری بهتر شما تاثیر مثبت بگذارد. برای سخت کار کردن باید احساس خوبی داشته باشید. گاهی اوقات شما ساعات بیش تری کار خواهید کرد و اگر انرژی کافی داشته باشید و هم چنین اگر سالم باشید می‌توانید در مواقع لزوم این کار را انجام دهید.
۷-قدری چاشنی به کارتان بیافزایید
برای خارج کردن وظایف کاری از حالت خسته کننده بودن می‌توانید قدری چاشنی به آن بیافزایید برای مثال به موسیقی گوش دهید یا از نوشت افزارهای رنگارنگ و سرگرم کننده برای نگارش استفاده کنید.